La importancia de usar un escritorio limpio.

Voy a tomarme la libertad de tratar con uds. el tema de ésta entrada el cual creo muy oportuno hacer, en este momento especialmente, en virtud al modo que han cambiado nuestras formas y costumbres de trabajo debido a los sistemas de Gestión Administrativo-Contable y al reciente Ventanilla Única.


Para ser honestos es claro que estos no son los únicos factores, en realidad nos encontramos en una época donde la penetración de las nuevas tecnologías en todos los ámbitos de desarrollo humano a transformado radicalmente los canales y medios con los cuales se realizan las cosas.


En primer lugar voy a referirme al aspecto de influencia personal, no porque sea de menor importancia sino porque suele ser mas secillo de comprender ya que gira entorno a lo cotidiano, que la manera en que desarrollamos nuestras tareas diarias cuando hacemos uso de la PC. 

Recuerdo bien que un tiempo atrás leí "La importancia de usar un escritorio sin iconos...", un texto de Facundo Arena, un conocido podcaste de tecnología, en el cual volcaba su metodología de trabajo frente a la PC que refleja muy bien el sentido de esta primera parte. Comparto entonces lo que en aquel entonces él escribía:

"Desde hace varios años me acostumbre a una modalidad de uso del escritorio de mis computadoras un tanto particular, "minimalista" digamos.


Contrariamente a la costumbre de muchas personas, que llenan sus escritorios con íconos y carpetas conforme pasan los días de uso de la computadora, el único ícono que tengo en mi escritorio es el ícono de acceso a la partición del disco rígido (llamémoslo "Mi PC", "Facundo's HDD" o "Home", según el sistema operativo). Esto tiene una razón en particular: evitar las distracciones, causantes principales de todos mis retrasos. Un escritorio sin íconos (y sin ventanas abiertas) me permite concentrar mi atención en la tarea que estoy realizando en ese momento. Esto quizás pueda disparar ciertas preguntas en ustedes, que seguramente usan el escritorio de otra forma... veamos:

• Mi escritorio no tiene íconos de documentos. Todos los documentos están en el directorio que les corresponde, y tengo "atajos" a las carpetas más utilizadas en mi gestor de archivos (Konqueror, Finder e Internet Explorer permiten hacer esto).
• Mi escritorio no tiene íconos de las aplicaciones mas utilizadas. Tampoco uso mucho el menú de inicio en Linux [o Windows] porque cada vez me cuesta más tiempo encontrar la aplicación que necesito en los cada vez más kilométricos menúes de aplicaciones. ¿La solución? El teclado. En Linux, ALT+F2 para ejecutar el comando correspondiente a la aplicación que quiero abrir me da resultados al instante. En Windows puede hacerse algo similar con WINDOWS+R, y en Mac OS X no hay una funcionalidad similar, por lo que tengo que usar Quicksilver (que en realidad puede hacer mucho más que lanzar aplicaciones con solo tipear su nombre).
• Finalmente, un escritorio vacio me da la sensación de orden y limpieza que necesito para estar muchas horas trabajando con la computadora. Es una cuestión psicológica quizás, pero el solo hecho de ver un escritorio lleno de íconos me resulta una "carga" mental que no estoy dispuesto a soportar durante varias horas, mas que nada por el tema de la distracción que mencionaba antes.

Ahora bien; ¿para que uso el escritorio entonces? Simple: es mi espacio de trabajo, como si se tratara de un escritorio de la vida real. Mientras llevo a cabo una tarea, el escritorio se convierte en el espacio de trabajo contenedor de todas las herramientas e información relacionada con la tarea que estoy llevando a cabo. Eso quiere decir que "del vacío total", puede llenarse de íconos de archivos y carpetas en cuestión de minutos. Pongo allí todo lo que está relacionado con la tarea que tengo que hacer: archivos, imágenes, recortes de texto, bookmarks, etc. De esta forma, puedo tenerlo todo "a la mano" rápidamente. Una vez que termino la tarea, todos esos íconos van a parar a la "papelera" o al directorio de documentos correspondiente, si es que los quiero preservar.


Finalmente, hay un punto "importante" que no trate, pero que seguramente habrá llegado a sus cabezas: los famosos papeles tapices. No les voy a negar que me gusta tener un lindo papel tapiz en el escritorio, y en la mayor parte del tiempo tengo uno (generalmente suelen ser paisajes, o caras de chicas lindas... nada "demasiado distractivo"). En el día a día, los papeles tapices no me molestan y hasta me animo a decir que son un descanzo para mi vista (luego de leer tanto texto y mirar tantas ventanitas). Pero a veces, cuando estoy inmerso en trabajos de composición que requieren toda mi atención, los saco y solo dejo un color liso de fondo. "Aca no hay nada, y de la nada hay que producir algo" es un poco la premisa en esos casos...


En fin, si no tienen estas costumbres... pueden probar lo que les digo y veran que con el pasar de los días se sentiran mucho más comodos usando sus computadoras. Quizás no se acostumbrarán de un día para el otro, dense tiempo... y luego me cuentan los resultados."

Estoy de acuerdo que es cuestión de probar y en mi experiencia me animo a decir que el resultado es notable.

Pero ahora toca el turno de tratar este tema en el ambiente estrictamente laboral y allí hablaré de la confidencialidad de como procedemos, sumando los detalle del cuidado a tener en cuenta al hacerlo.


Tal vez la mayor parte de las tareas que desarrollemos no esten catalogadas como reservadas o confidenciales, pero es imporante entender que en al ambiente en el cual nos desenvolvemos es crucial proteger toda aquella información sensible de ser publicada. Recordemos que las oficinas son visitadas frecuentemente por proveedores, consultores, vecinos o contribuyentes, ¡periodistas!, personal de limpieza y otros compañeros de trabajo.

Una buena práctica es mantener su escritorio (el físico) y todo su entorno lo más limpio y organizado posible. Si está desordenado, es muy probable que usted no se de cuenta de que algo que estaba no lo esta más.

Durante el día:

1. Guarde documentos con información sensible y computadoras o discos en los cajones bajo llave
2. Asegure físicamente su notebook/netbook con cables de seguridad para evitar robos
3. Bloquee su estación de trabajo al alejarse de su cumputadora (Crtl+Alt+Delete)

Y recuerde No publicar o dejar a la vista o alcance de alguien no autorizado lo siguiente:

1. Nombre de usuario y contraseñas
2. Direcciones IP
3. Proyectos de contratos
4. Números de cuenta
5. Listas de contribuyentes, padrones, resúmenes comparativos o estadísticos
6. Propiedad Intelectual
7. Datos de empleados
8. Cualquier cosa que no desea que lo sepan quien no debería hacerlo

Al terminar el día, tómese unos minutos para:

• Juntar y asegurar material sensible
• Cerrar bajo llave gabinetes, cajones y oficinas
• Asegurar equipo costoso (portátiles, celulares, PDAs, etc.)
• Destruir aquellos borradores que contengan información protegida, reservada o sensible.

Para darle un ejemplo de todo esto último el siguiente video fue realizado por alumnos del Instituto Universitario de la Policía Federal Argentina (IUPFA) de la carrera Licenciatura en Seguridad.

En este trabajo muy bien logrado, observaremos el descuido y falta de protección sobre información confidencial y recursos informáticos, especialmente vinculados a la política de escritorios limpios, la cual hace referencia a almacenar papeles, CDs, DVDs y todo activo confidencial bajo condiciones de seguridad adecuadas, como ser armarios o cajones con llave, con el objetivo de preservar su confidencialidad e integridad.

Fuentes: 
Artículo original de Alternaria.tv 
Caso de estudio en Latam Community Imprimir esta entrada